GDPR – Integritetspolicy

Integritetspolicy XL-BYGGPARTNER AB (PDF)

ALLMÄNT

Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur XLBYGGPARTNER

AB org. nr 556572-0231, Källängsvägen 1, 141 71 Segeltorp,

info@xlbyggpartner.se (”XLBP”, ”vi”) samlar in, använder, sprider och lagrar dina

personuppgifter.

Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna

Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med

gällande dataskyddslagstiftning. Denna Integritetspolicy gäller omedelbart för nya kunder

och från och med den 25 maj 2018 för befintliga kunder.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

XLBP är personuppgiftsansvarig för XLBP:s behandling av dina personuppgifter och ansvarar

för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?

All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person är att

anse som personuppgifter. Det innebär att t.ex. följande är att anse som personuppgifter:

namn, adresser, telefonnummer, fotografier. Krypterade uppgifter och olika slags

elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är också personuppgifter ifall de kan kopplas till

fysiska personer.

INSAMLING OCH BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som

vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat

eller ej. Behandling av personuppgifter inkluderar all hantering av personuppgifter, såsom

insamling, bearbetning, registrering, sammanlänkning, spridning och lagring.

HUR SAMLAS UPPGIFTERNA IN?

Vi samlar in uppgifter i samband med att du blir kund hos oss och själv lämnar uppgifter till

oss. Vi samlar även in uppgifter när du i annat fall kommunicerar med oss till exempel för att

få viss information eller när du väljer att svara på ett frågeformulär som vi har skickat ut till

dig eller prenumererar på våra nyhetsbrev. Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller

som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också

komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). Vi inhämtar

uppgifter från andra källor som privata och offentliga register samt andra

samarbetspartners. Vi samlar in uppgifter genom att våra webbsidor använder cookies som

samlar in information på och från din webbläsare. Vi inhämtar också adressuppgifter från

offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig. Uppgifter om

kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag.

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

Vi behandlar uppgifter som exempelvis namn, adress, e-postadress, telefonnummer,

personnummer. Därutöver behandlar vi även annan information som du lämnat vid dina

kontakter med oss.

NÄR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER OCH VAD ANVÄNDS DE TILL?

För att kunna:

Tillhandahållande av produkter och tjänster inom företagets verksamhet

Annan kommunikation om produkter och tjänster

Genomföra event och andra relationsfrämjande åtgärder

Direktmarknadsföring

Informationssäkerhet

Efterleva lagar

eller när du på annat sätt har kontakt med XLBP.

Enligt gällande dataskyddsförordning får personuppgifter bara samlas in för ”särskilda,

uttryckligt angivna och berättigande ändamål.

För att vi lagligen ska få behandla dina personuppgifter krävs det att någon av följande

grunder är uppfylld:

1. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig,

2. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som vi

har (dvs om vi har en legal skyldighet att göra något enligt en annan lag, tex

bokföringslagen),

3. Behandling är nödvändig för berättigande intressen hos oss och att dina intressen av

skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre (intresseavvägning), eller

4. i specifika fall, efter att du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen.

För att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig behöver vi behandla

och hantera dina personuppgifter. Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar

dina personuppgifter och med vilken rättslig grund vi gör detta.

Viss behandling kan kräva den rättsliga grunden samtycke. I sådana fall kommer vi

att hämta in ditt samtycke för just den behandlingen innan sådan behandling påbörjas.

TILLHANDAHÅLLANDE AV PRODUKTER OCH TJÄNSTER

Ändamål

Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna

identifiera dig som vår kund eller användare, för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal med dig

om leverans av produkter och tjänster. Vi behandlar även dina personuppgifter för vår

administration och fakturering av produkterna/tjänsterna, för kreditupplysningsändamål, för

att hantera klagomål och reklamationer, för att hjälpa dig vid frågor om produkter och

tjänster eller avtal när du kontaktar vårt företag samt i övrigt för att tillvarata våra

rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig.

Rättslig grund: Fullgörande av ingångna avtal

Den ovan beskrivna behandlingen är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla

produkterna/produkter och tjänsterna. Om vi inte kan utföra sådan behandling kan vi inte

tillhandahålla produkter och tjänsterna men din betalningsskyldighet kvarstår under

avtalstiden.

FULLGÖRANDE AV RÄTTSLIGA FÖRPLIKTELSER

Ändamål

Vi behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser. Det kan

vara nödvändig hantering för att uppfylla företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav,

domslut eller myndighetsbeslut (t ex bokföringslagen, penningtvättslagen eller reglerna om

produktansvar och produktsäkerhet, vilka kan kräva framtagande av kommunikation och

information till allmänheten och kunder om produktlarm och produktåterkallelser vid

exempelvis en defekt eller hälsovådlig vara).

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Den ovan beskrivna behandlingen krävs enligt lag. Om uppgifterna inte lämnas kan vår

rättsliga skyldighet inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet. Exempel på behandling

som kan förekomma för detta ändamål är lagring av faktureringsunderlag för att uppfylla vår

skyldighet enligt bokföringslagen.

ANNAN KOMMUNIKATION OM PRODUKTER OCH TJÄNSTER

Ändamål

Vi behandlar personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, till exempel

för att tillhandahålla dig serviceinformation och uppdateringar av produkter och tjänsterna.

Vi behandlar även personuppgifter när vi är i kontakt med dig i frågor angående våra

produkter och tjänster.

Vi behandlar personuppgifter som vi från tid till annan separat samlar in från dig, exempelvis

genom att du väljer att svara på ett frågeformulär som vi har skickat till dig.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Våra berättigande intressen för denna behandling är att hålla dig som kund informerad om

våra produkter och tjänster och dess tillgänglighet. Det behövs även för att utbilda våra

medarbetare och för att förbättra vårt arbetssätt så vi ska kunna erbjuda dig bästa service.

För detta ändamål kan vi komma att använda dina Kunduppgifter som till exempel ditt

namn, kundnummer, e-postadress och telefonnummer.

UTVÄRDERING OCH UTVECKLIG AV PRODUKTER OCH TJÄNSTER

Ändamål

Vi behandlar data för att utvärdera, utveckla, optimera och hantera vår verksamhet i form av

våra produkter och tjänster. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för

analysbehov.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Våra berättigande intressen för denna behandling är att optimera och utveckla våra

produkter och tjänster. Det kan gälla framtagande av underlag för att förbättra varu- och

logistikflöden, utveckling av sortiment, utveckling av resurseffektivitet ur ett miljö- och

hållbarhets-perspektiv, planering av nyetablering av anläggningar, framtagande av underlag

för att förbättra IT-system i syfte att generellt höja säkerheten för företaget och våra

besökare/kunder.

EVENTS & UTBILDNINGAR

Ändamål

Vi behandlar olika typer av data för att kunna genomföra events och utbildningsaktiviteter.

För dessa ändamål kan vi kommunicera med dig genom till exempel brev, sms, mms, telefon,

e-post och via webben. Vi kan behöva kontakta dig med anledning av eventet, t.ex. om

information och ev. ändringar sker vad gäller tid och lokal samt för att skicka ut övrig

eventrelaterad information.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Våra berättigande intressen för denna behandling är att skapa och bibehålla affärsmässiga

relationer. För detta ändamål kan vi komma att använda Kunduppgifter som till exempel

namn, telefonnummer samt e-postadress.

DIREKTMARKNADSFÖRING

Ändamål

Vi behandlar olika typer av data för att kunna marknadsföra våra produkter och produkter

och tjänster direkt till dig. För dessa ändamål kan vi kommunicera med dig genom till

exempel brev, sms, mms, telefon, e-post och via vår webb. Vi kan även komma att

sammanställa statistik för analysbehov.

Rättslig grund: Berättigat intresse

Våra berättigande intressen för denna behandling är att marknadsföra våra befintliga eller

nya produkter och tjänster. För detta ändamål kan vi komma att använda Kunduppgifter som

till exempel namn, adress, telefonnummer.

INFORMATIONSSÄKERHET

Ändamål

Vi behandlar data i syfte att tillgodose säkerhet för alla våra produkter och tjänster, för att

upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat

sätt strider mot villkoren i avtal och liknande.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal (Kunduppgifter)

Den ovan beskrivna behandlingen är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla

produkter och tjänsterna. Om vi inte kan utföra sådan behandling kan vi inte tillhandahålla

produkter och tjänsterna men din betalningsskyldighet kvarstår under avtalstiden.

EFTERLEVNAD AV LAGAR

Ändamål

Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

Exempel på behandling som kan förekomma för detta ändamål är lagring av

faktureringsunderlag för att uppfylla vår skyldighet enligt bokföringslagen.

HUR LÄNGE SPARAS UPPGIFTERNA?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad vi behöver. De uppgifter som vi samlar in och

som genereras när du köper våra produkter och tjänster behandlas för olika ändamål. De

sparas därmed också under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och våra

skyldigheter enligt lag.

Om vi inte anger något annat nedan sparar vi de flesta av dina Kunduppgifter så

länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller

anonymiseras) enligt definierade gallringsrutiner, förutom då vi enligt lag är skyldiga

att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).

Vi sparar dina Kunduppgifter för att administrera fakturering generellt sett till dess

att vår fordran på dig är betald eller preskription inträtt och det inte längre lagligen

går att göra några invändningar mot faktureringen. När det gäller en obetald faktura

sparas uppgifterna till dess att fordran är reglerad. När fakturan är betald raderas

uppgifterna enligt definierade gallringsrutiner, förutom de uppgifter som krävs för att

följa lagkrav enligt bokföringslagen.

Kreditupplysningsinformation raderas enligt definierade gallringsrutiner från

inhämtande.

För att kunna administrera och erbjuda dig attraktiva erbjudanden och genomföra

marknads- och kundanalyser sparas uppgifter om din användning av våra produkter

och tjänster enligt definierade gallringsrutiner

De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den

aktuella lagen kräver.

VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED?

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina

personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden för oss. Ett

personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt

ett skriftligt biträdesavtal. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1) Transporter (logistikföretag och speditörer).

2) Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).

3) Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).

4) IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra

IT-lösningar).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål

som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna

uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet och våra allmänna köpevillkor). Vi delar även dina

personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att

företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur

informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

1) Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att

göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.

2) Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra

betaltjänstleverantörer).

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig

gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all

information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast behöriga

som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra

angivna ändamål har tillgång till informationen om dig och deras hantering av informationen

är strikt reglerad.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter som till exempel när och hur dina

personuppgifter behandlas och varför. Du har dessutom rätt att i vissa fall få ut dina

personuppgifter eller få de flyttade, rättade raderade eller blockade. Nedan listar vi upp vilka

rättigheter du har och hur du kan utnyttja dem.

RÄTT TILL TILLGÅNG

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett

så kallat registerutdrag). Begäran om sådant utdrag ska göras skriftligt och vara

undertecknad av dig. Detta kommer sedan skickas till din folkbokföringsadress. Observera

att vi endast lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran skickar

du till adressen nedan. Märk kuvertet ”Registerutdrag”.

XL-BYGGPARTNER AB, Källängsvägen 1, 141 71 Segeltorp

RÄTT TILL RÄTTELSE

Vi ansvarar för att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Vi

kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga

uppgifter vi behandlar om dig. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig vara omöjligt eller

innebära en alltför betungande insats.

RÄTT TILL RADERING

Vi sparar dina Kunduppgifter så länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har

upphört raderas de (eller anonymiseras) enligt definierade gallringsprinciper, förutom då vi

enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokförings och

skattelagstiftning). Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än

att följa lagstiftningen. För att skydda dig och den enskilde måste man komma in personligen

i vår butik, kontor eller anläggning och legitimera sig så radering sker med i enlighet med att

vi vidtagit nödvändiga åtgärder.

RÄTT TILL BEGRÄNSNING AV BEHANDLING

Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgifter vi gör ska

begränsas. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i

framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och

har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina

personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.

RÄTT TILL INVÄNDNING

Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av

intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid

sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns

tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än

dina intressen.

Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som

helst invända mot behandlingen genom att skicka ett mail till info@xlbyggpartner.se. När vi

mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för

sådant marknadsföringsändamål.

RÄTT TILL DATAPORTABILITET

Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i

ett strukturerar, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan

personuppgiftsansvarig.

KLAGOMÅL

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande

dataskyddsförordning bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig

direkt till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten och lämna in ditt klagomål.

COOKIES

När du besöker vi hemsida använder vi cookies. Gå in på vår hemsida för att hitta mer

information om hur vi behandlar cookies och läs i vår cookiepolicy.

UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN

Denna informationstext uppdaterades senast den 23 maj 2018 och kan komma att ändras.

Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi publicera en ny version på vår webbplats.